Kulturny in titut sekretariatu

Sekretariát je posledný v takmer ka¾dom mene a spoloènosti, preto¾e vïaka nemu je prípustný èistý obeh dokumentov potrebných na riadenie celej organizácie. Fungovanie sekretariátu musí by» teraz prispôsobené netradièným komunikaèným metódam a musí spåòa» aj rastúce po¾iadavky z hµadiska efektívneho a úzkeho toku informácií.

Pre ¾enu, ktorá vedie sekretariát, je internetový program najspravodlivej¹ou cestou von, preto¾e výrazne zvy¹uje efektívnos» práce s faktami. Osobitný softvér pre sekretariát, ktorý má niekoµko funkcií, ktoré by sa mali uvies» takto: \ t• Záznamy dokumentov (napr. Objednávky, ponuky, s»a¾nosti, dokumenty zamestnancov,• Register kore¹pondencie (prichádzajúce a odchádzajúce,• register faktúr o nákupe a predaji,• Register dodávateµov,• Zoznam interných kontaktov,• Elektronický adresár (s návrhom na adresovanie obálok,• Harmonogram stretnutí,• Vzory listov a materiálov.Vychádzajúc z plánu, osoba zodpovedná za prácu sekretariátu je predov¹etkým schopná rýchlo nájs» ka¾dý papier a kore¹pondenciu, vïaka riadnym registrom s funkciou automatického vyhµadávania. Vïaka programu sa roz¹iruje obeh interných dokumentov v názve, èo má urèite obrovský význam pre spoloènosti s roz¹írenou skupinou aj pre dlhé mno¾stvo zamestnancov. Tvorba dokumentov a odosielanie veµkého mno¾stva kore¹pondencie tie¾ prestáva by» skutoènos»ou. Toto multifunkèné zariadenie sa mô¾e poèíta» medzi nezávislé potreby v¹etkých in¹titúcií a operaèného systému sekretariátu. A èo je najdôle¾itej¹ie, vïaka online ukladaniu dokumentov mô¾ete výrazne zní¾i» mno¾stvo papiera pou¾itého v spoloènosti a poèet spojív.